Gemeenten Digitaal

Gemeenten in Nederland maken jaarlijks miljoenen verschillende dossiers aan. Al deze dossiers worden opgeslagen in grote archiefkasten of ruimten, wachtend tot deze naar het streekarchief kunnen worden gebracht.

Bouwtekening

Digitale vervanging archiefbescheiden

Sinds 2008 is o.a. de beleidsregel "digitale vervanging archiefbescheiden" van kracht. Deze beleidsregel maakt het voor de organen van de centrale overheid en de provincies mogelijk om papieren documenten te vervangen door een digitaal document. De beleidsregel dient als kader voor het inrichten van het proces voor het vervangen van papieren documenten door digitale exemplaren.

Bij veel gemeenten worden ook de papieren documenten nog bewaard. Naast dit papieren document is dan ook een digitaal document aanwezig dat wordt gebruikt om mee te werken. De mogelijkheid te kunnen werken in digitale documenten met bijvoorbeeld meerdere personen tegelijk kan tevens enorm nuttig zijn bij de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Deze nieuwe wet is gericht op vermindering van procedures en effectievere regels en deze wet integreert toestemmingen uit:

  • Wet ruimtelijke ordening
  • Woningwet, bouwverordening, gebruiksbesluit
  • Wet Milieubeheer, Mijnbouwwet
  • Monumentenwet
  • Gemeentelijke/provinciale/waterschapsverordening

SMART Board als hulpmiddel

SMART bouwtekening

Na verschillende inventarisaties en praktijkproeven kan het SMARTBoard een belangrijke bijdrage leveren aan de digitale ontwikkelingen binnen overheidsinstellingen. Een voorbeeld is bijvoorbeeld het digitaal houden van onder meer bouwaanvragen/bouwtekeningen. Hiermee zou onder meer digitale bouwplantoetsing een enorme tijdsbesparing kunnen opleveren.

De tekening (A0 formaat bijvoorbeeld) wordt middels projectie weergegeven op het SMARTBoard (in verschillende formaten verkrijgbaar) en op hetgeen wat getoond wordt kunnen handgeschreven aantekeningen worden gemaakt. Deze kunnen onmiddellijk digitaal worden verwerkt (print, email, opslaan).

De software van het SMARTBoard maakt het mogelijk om eenvoudig (digitaal) aantekeningen te maken die als een aparte laag van de tekening kan worden opgeslagen. Tevens kan er voor gekozen worden om de gehele tekening + aantekening in 1 bestand op te slaan. Conversie naar bijvoorbeeld PDF van het bestand is eveneens mogelijk. Het SMARTBoard is tevens een groot touchscreen wat ervoor zorgt dat u tevens uw applicatie op uw pc of laptop (of meerdere pc's tegelijk) met de hand/vinger kunt bedienen. Ook de SMART Software in combinatie met LCD touch schermen kan uiterst effectief zijn binnen digitale informatieoverdracht.

Reactie van een gemeente

"De meeste toetsen, denk aan een bestemmingsplan- of een brandweertoets doen we ook al digitaal. Daarvoor gebruiken we een beamer en een smartboard waarop je digitaal aantekeningen kunt maken. Uiteindelijk moeten immers alle gemeenten het hele vergunningenproces digitaal kunnen doorlopen. Door o.a. de mogelijkheid te hebben om met SMART Software in digitale PDF bestanden te kunnen schrijven is het erg eenvoudig geworden om aan te brengen wijzigingen duidelijk te communiceren en vast te leggen. Misverstanden en onduidelijkheden worden hiermee uitgesloten. En het gaat snel: een tijd geleden werkten we nog met typemachines en nu is werken zonder computer niet meer voor te stellen. Die digitale ontwikkeling is niet meer te stoppen, je moet mee."

Nieuwsgierig wat het SMARTBoard voor u als overheidsinstantie kan betekenen? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek en/ of demonstratie met één van onze specialisten.